El gasto de las pequeñas empresas sigue apuntalando la actividad económica en general, pero los sistemas que respaldan este gasto tienen margen de mejora.
Muchos propietarios se lanzan inmediatamente utilizando cualquier herramienta disponible y solo se enfrentan a los resultados operativos más tarde. Estas consecuencias aparecen en la carga acumulativa de rastrear, conciliar y gestionar los gastos en un conjunto amplio de transacciones, no en el momento de la compra.
Ese patrón está empezando a formarse en el negocio. Nat Hewett, director senior y jefe de estrategia de crédito y productos para tarjetas para pequeñas empresas de Capital One, dijo en una entrevista con PYMNTS: «Para muchos dueños de negocios, la línea entre tener una idea y administrar un negocio es borrosa al principio. Y es difícil saber el momento exacto en que se cruza esa línea».
Una vez que ocurre esa transición, la velocidad de las operaciones deja poco espacio para el proceso. Los propietarios utilizan capital personal y equipo personal simultáneamente, a menudo sin trazar un límite claro entre los dos.
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Togglefricción estructural
La investigación de Capital One indica que casi 1 de cada 5 pequeñas empresas todavía depende de tarjetas personales para compras comerciales, una estadística que refleja tanto beneficios como limitaciones.
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Esta dependencia, sin embargo, se convierte en una debilidad estructural a medida que el negocio crece. Hewett señala dos factores desencadenantes recurrentes que empujan a los propietarios hacia soluciones dedicadas: la necesidad de crédito y la necesidad de claridad financiera.
«Para algunos, el primer obstáculo real será la necesidad de acceder a más crédito para gestionar su día a día. Y para otros, simplemente buscan una línea clara de separación entre sus finanzas personales y las finanzas de sus negocios», dijo a PYMNTS.
La ausencia de esa segmentación obliga a los propietarios a realizar tareas manuales que aumentan con el volumen de transacciones.
Hewett expresa el asunto en lenguaje directo. «Tener una tarjeta de presentación dedicada significa que no estás revisando extractos de tarjetas de crédito tratando de separar tu factura de comestibles de Amazon de tu factura de servicios web de Amazon», dice, y agrega que la falta de separación «crea mucho trabajo cuando esa separación no existe».
Estas brechas suelen ser sutiles. Hewett enfatizó que las sorpresas más comunes no son grandes facturas sino pérdidas acumuladas que se acumulan con el tiempo.
«Hay muchas transacciones del tipo ‘muerte por mil cortes’ que se pagan dos veces o no se pagan en absoluto», dijo.
Centrar cambia la ecuación
La introducción de una tarjeta de crédito empresarial dedicada agiliza las transacciones consolidándolas en un único sistema. Esta consolidación reduce la necesidad de reestructuración y permite una gestión financiera más consistente.
«Cuando los empresarios cierran sus libros y se dan cuenta de que todos sus gastos comerciales están en un solo lugar, es de gran ayuda», dijo. «Se necesita un domingo por la noche cada trimestre para revisar los extractos de su tarjeta de crédito y realmente le hace la vida mucho más fácil».
Fuera de las instituciones, las tarjetas de visita emitidas por Capital One introducen capacidades que las tarjetas personales no están diseñadas para admitir. Esto incluye la emisión de tarjetas de empleados, la integración con sistemas de contabilidad y la gestión de pagos a través de múltiples vías.
Los delegados necesitan estructura y guardias
Las plataformas modernas de tarjetas de presentación abordan la necesidad de representación de gastos a través de controles configurables. Los propietarios pueden establecer límites de gasto, definir alertas de transacciones y asignar administradores de cuentas que supervisen la actividad de los empleados y proveedores.
Las tarjetas virtuales añaden otra capa de disciplina. Hewett explicó que asignar tarjetas virtuales dedicadas a comerciantes específicos o transacciones recurrentes permite a las empresas «proteger ambos lados de la ecuación».
Si una tarjeta se ve comprometida, el resto del sistema no se ve afectado y los pagos recurrentes pueden continuar sin interrupciones.
Para muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES), el valor inicial de una tarjeta de crédito comercial no se encuentra en las recompensas sino en la coherencia funcional.
Al mismo tiempo, la visibilidad de los patrones de gasto proporciona información sobre el flujo de caja.
«Poder ver todos los flujos de salida en un solo lugar es una excelente manera», afirma Hewett, reforzando el papel de los datos centralizados en la toma de decisiones.
Equilibrio de velocidad y control.
La evolución de las tarjetas de crédito comerciales refleja un propósito más amplio. Los propietarios necesitan sistemas que se muevan rápidamente pero que sean disciplinados.
«Si tienes movimiento sin control o control sin movimiento, las cosas no son tan simples», dijo Hewett, y agregó que el objetivo es alinear ambos elementos dentro de una sola plataforma.
Como dice Hewett, el objetivo es crear herramientas que sean «intuitivas, personalizables, al alcance de su mano y listas cuando las necesite» que eliminen la fricción con el aumento del gasto.
